Känner du dig lite stressad eller har du lite för lite tid? Dags att öka tempot eller skapa mer tid för de saker du vill hinna med? Så här års ska det mesta göras klart. Du vill säkert hinna träffa dina vänner innan jul, en och annan glöggfest, adventskonsert och något luciatåg vill du säkert också hinna med. På jobbet ska projekten hinna leverera enligt årets plan och av någon outgrundlig anledning har en hel del blivit försenat. Allt detta och lite till gör att antalet stora och små problem och beslut du behöver hantera är fler än vanligt. För att underlätta får du här en påminnelse om en enkel och klok modell för att hantera problem och annat som behöver åtgärdas.
Förstå - analysera - bestäm - genomför
1 Förstå
Skjut inte budbäraren! Det finns en anledning till att personen presenterar problemet för dig. Det försvinner inte för att du förnekar att det finns. Fokusera på budbäraren. Lyssna och ställ frågor tills du förstår vilket problem du står inför.
2 Analysera
Det finns alltid mer än en lösning på ett problem. Hitta snabbt möjliga lösningar genom att göra enkla sammanfattningar och rita bilder. Ju kreativare möten du har desto fler reaktioner får du och fler och bättre alternativ kommer fram. Ibland är alla inte helt engagerade för att de är stressade eller inte känner sig berörda av frågan så gå vidare till beslut när du har täckt in 80% av detaljerna - vilket brukar vara efter 20 % av tiden.
3 Bestäm
Se till att du har målet klart för dig och våga ta ett snabbt beslut, kommunicera det och ta åt dig av reaktionerna. Ofta är det bättre att ett och annat beslut rivs upp än att vrida och vända för länge på lösningsförslagen. När du presenterar beslutet med pedagogiska bilder är det lättare att se bristerna än under processens gång och det är mycket bättre att ändra beslutet innan det genomförs än att som är alltför vanligt - genomföra felaktiga åtgärder.
4 Genomför
De flesta metoder och modeller företag och organisationer använder för sina projekt är komplicerade och administrativt tunga så vill du vara effektiv och nå snabba resultat rekommenderar jag att du hoppar över dem och istället använder enkla verktyg, korta rapporter och bilder. Lättare sagt än gjort när de flesta företag styr stenhårt mot projektverktygen. Eftersom forskning inte har kunnat påvisa nyttan med dem så gör vad du kan för att förenkla. Prioritera korta pedagogiska presentationer med bilder och du kommer att genomföra lösningarna snabbare och ha en mycket bättre överblick genom hela processen/projektet.
Modellen hittar du i “Ledarskap & Klokskap - konsten att få dig själv och andra att vilja” och har du frågor är du alltid varmt välkommen att kontakta mig. Jag nås säkrast via mejl ylva.johansson@ybj.se eller telefon 0706105700.